Este artículo explica cómo configurar y administrar depósitos y créditos para las citas. Cubre cómo aplicar impuestos tanto a los depósitos como a los pagos finales, cómo registrar correctamente los pagos en efectivo o con tarjeta y cómo aplicar los créditos como valores positivos. También muestra cómo usar los estados de cita para rastrear depósitos y créditos con precisión en los informes.

Al dividir el costo total de una cita para cobrar un depósito, los impuestos deben aplicarse correctamente.

No es posible cobrar un depósito libre de impuestos y aun así aplicar el impuesto completo sobre el precio total de la cita.

Si tomas un depósito sin impuestos de $250, el saldo restante de la cita será de $250, con un impuesto del 8 % = $270 en total.

Esto causa una diferencia de $10 en impuestos. Para mantener el cumplimiento:

La mayoría de las empresas optan por aplicar impuestos al depósito para garantizar una contabilidad correcta y evitar cobrar de menos.

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Desde el Panel de ZenMaid, ve a Configuración y haz clic en Estados de Cita dentro de Programación.

Crea un nuevo estado, como “Depósito”, haciendo clic en el botón + Agregar Estado, luego haz clic en Guardar Cambios.

Para que la cita aparezca en tu calendario, nómina y órdenes de trabajo, haz clic en el ícono “+” junto al estado y selecciona las casillas correspondientes.

Crea una nueva cita con el estado “Depósito” junto a la cita para la cual deseas cobrar un depósito. En la sección de Facturación, completa:

Después de crear la cita de depósito, puedes cobrarla mediante factura, tarjeta de crédito o pago en efectivo.

Desde allí, puedes crear otra cita para emitir una factura por el saldo restante del servicio, utilizando el mismo proceso que para la factura del depósito.

Si aplicas impuestos a la cita principal, también debes aplicarlos al depósito.Una vez que una cita está reservada, el depósito se considera un pago parcial por ese servicio sujeto a impuestos. Por lo tanto, se requiere cobrar impuestos tanto sobre el depósito como sobre el saldo final para asegurar que el total recaudado coincida con el monto total sujeto a impuestos.

Solo los depósitos totalmente reembolsables que aún no estén vinculados a un servicio pueden estar exentos de impuestos.

Un crédito prepagado es un monto pagado por adelantado para cubrir múltiples citas futuras en su totalidad, sin estar vinculado a una sola reserva.

Un crédito prepagado puede surgir de varias maneras. Un cliente puede solicitar formalmente prepagar citas futuras, entregar efectivo, realizar una transferencia bancaria o pagar con cheque.

Cuando un cliente desee prepagar citas futuras, crea una factura en ZenMaid por el monto prepagado acordado y registra el pago. También debes registrar este pago en tu software de contabilidad (como QuickBooks) como un pasivo, no como ingreso, ya que el saldo corresponde a servicios aún no prestados.

Para rastrear el crédito restante en cada cita, crea un campo personalizado de cita llamado algo como "Saldo de crédito prepagado." Un campo de texto funciona bien para esto, ya que estarás registrando un saldo acumulado. Este campo servirá como tu registro de cuánto crédito se ha aplicado y cuánto queda.

Para instrucciones sobre cómo crear campos personalizados de cita, consulta el artículo de ayuda sobre campos personalizados:

Para cada cita cubierta por el crédito prepagado:

Dado que ZenMaid no deduce automáticamente del saldo de crédito, eres responsable de mantener el campo personalizado actualizado en cada cita. También es recomendable mantener tu software de contabilidad al día para que tus registros reflejen cuándo el pasivo prepagado se va reduciendo y se reconoce como ingreso a medida que se completa cada cita.

Saldo prepagado: $500

Precio de la cita: $100

Impuesto (8%): $8

Total: $108

Estado: Marcado como pagado (crédito prepagado)

Campo personalizado: "Total prepagado: $500. Aplicado: $108. Restante: $392.00"