Resumen
Este artículo explica cómo configurar y administrar depósitos y créditos para las citas. Cubre cómo aplicar impuestos tanto a los depósitos como a los pagos finales, cómo registrar correctamente los pagos en efectivo o con tarjeta y cómo aplicar los créditos como valores positivos. También muestra cómo usar los estados de cita para rastrear depósitos y créditos con precisión en los informes.
Consideración Importante Sobre Impuestos
Al dividir el costo total de una cita para cobrar un depósito, los impuestos deben aplicarse correctamente.
No es posible cobrar un depósito libre de impuestos y aun así aplicar el impuesto completo sobre el precio total de la cita.
Ejemplo
Valor de la cita: $500
Impuesto: 8 %
Precio total: $540
Si tomas un depósito sin impuestos de $250, el saldo restante de la cita será de $250, con un impuesto del 8 % = $270 en total.
Esto causa una diferencia de $10 en impuestos. Para mantener el cumplimiento:
1. Cobra impuestos también sobre el depósito, o
2. Acepta que el impuesto total recaudado será ligeramente menor.
La mayoría de las empresas optan por aplicar impuestos al depósito para garantizar una contabilidad correcta y evitar cobrar de menos.
Nota
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Configuración de un Estado de Depósito
Desde el Panel de ZenMaid, ve a Configuración y haz clic en Estados de Cita dentro de Programación.
Crea un nuevo estado, como “Depósito”, haciendo clic en el botón + Agregar Estado, luego haz clic en Guardar Cambios.
Nota
Para que la cita aparezca en tu calendario, nómina y órdenes de trabajo, haz clic en el ícono “+” junto al estado y selecciona las casillas correspondientes.
Crear una Cita de Depósito
Crea una nueva cita con el estado “Depósito” junto a la cita para la cual deseas cobrar un depósito. En la sección de Facturación, completa:
1. Monto del depósito
2. Porcentaje de impuesto
Después de crear la cita de depósito, puedes cobrarla mediante factura, tarjeta de crédito o pago en efectivo.
Desde allí, puedes crear otra cita para emitir una factura por el saldo restante del servicio, utilizando el mismo proceso que para la factura del depósito.
Nota
Si aplicas impuestos a la cita principal, también debes aplicarlos al depósito.Una vez que una cita está reservada, el depósito se considera un pago parcial por ese servicio sujeto a impuestos. Por lo tanto, se requiere cobrar impuestos tanto sobre el depósito como sobre el saldo final para asegurar que el total recaudado coincida con el monto total sujeto a impuestos.
Solo los depósitos totalmente reembolsables que aún no estén vinculados a un servicio pueden estar exentos de impuestos.
Uso de Créditos en las Citas
Un crédito funciona como un depósito que ya ha sido cobrado. Representa dinero en la cuenta del cliente que puede aplicarse a futuras citas.
Cómo Funciona
Los créditos reducen el monto total adeudado al generar una factura.
Los impuestos deben reflejar siempre el precio completo del servicio, no el total reducido después de aplicar el crédito.
Al aplicar un crédito, el impuesto se calcula sobre el monto total del servicio y luego se resta el crédito.
Ejemplo
Servicio: $100
Impuesto: 8 %
Total: $108
Crédito del cliente: $25
Factura final
Subtotal: $100
Impuesto: $8
Total: $108
Menos crédito: $25
Saldo adeudado: $83
Nota
Siempre ingresa los créditos como valores positivos.
Los créditos compensan automáticamente los cargos futuros dentro del sistema, sin necesidad de usar valores negativos.
Esto garantiza un cálculo de impuestos correcto y una conciliación más sencilla en los informes.
No es posible ingresar un valor negativo en la facturación de la cita.
Palabras Clave
Depósitos
Créditos
Impuestos
Pagos Parciales
Transacciones en Efectivo y con Tarjeta
Estados de Cita
Configuración de Facturación
Informes Precisos
Cumplimiento