Simplifica tu facturación enviando facturas mensuales o en lote a tus clientes en lugar de facturas individuales por cada cita.

Este es un proceso de facturación manual, no una función automatizada ni integrada de facturación en lote. Usarás una cita para generar una sola factura y ajustarás manualmente el resto de las citas del mes a $0.

Usa el icono de calendario y dirígete a la Vista de Lista.

En la siguiente ventana, filtra por rango de fechas y nombre del cliente para encontrar todas las citas dentro del periodo especificado. Haz clic en Aplicar filtros para ver los resultados.

Dependiendo de la frecuencia del servicio, obtendrás más o menos citas listadas.

Escoge una cita para crear la factura. Da clic en el icono ">" a la derecha para ver los detalles en una ventana emergente. Por propósitos de organización, te recomendamos usar la primer o la última cita.

Da clic en Acciones y luego "Factura al cliente".

Esto abrirá una nueva ventana emergente con tu plantilla de factura. Puedes configurar tu plantilla aquí https://app.zenmaid.com/settings/invoice-settings.

Te proponemos usar la sección "Detalles del servicio" para indicar cuál es el rango de fechas que comprende la factura. Por ejemplo, "Servicios de Limpieza de Febrero".

El siguiente paso es agregar todos los servicios que apliquen en esta factura utilizando el botón "Add Item Line". En este ejemplo práctico, incluiremos 4 citas. Te recomendamos incluir la fecha de cada cita para que tus clientes puedan identificar fácilmente cada servicio incluido en la factura.

Una vez que hayas agregado todos los servicios, incluye el precio de cada uno. Asegúrate de poner "1" en Quantity para que el precio se despliegue correctamente.

Una vez que hayas cambiado todos los detalles, haz clic en 'Guardar factura' y decide si enviarla por correo electrónico, SMS o ambos.

Después de enviar la factura, actualiza la página con las citas filtradas. Verás que la cita que se utilizó para facturar en lote ahora tendrá un nuevo precio combinando todos los servicios que se listaron. Cambia el precio de las otras citas a $0 para evitar que sean incluidas en tu reporte de ingresos.

Actualiza la página una vez más después de que hayas actualizado los precios de cada cita.

Ya que las citas que fueron marcadas con precio $0 no están enlazadas a ninguna factura, puedes crear un "Campo personalizado para citas" para poder hacerles seguimiento.

Ve a https://app.zenmaid.com/settings/custom-fields/appointments y añade un nuevo campo.

Puedes nombrarlo como "Número de Facturación Mensual" o cualquier cosa que creas que será más fácil para ti. En cuanto al tipo de campo, puedes elegir texto corto (Short text).

Una vez que el nuevo campo esté listo, ve a cada cita y escribe el número de la factura.

Después de que la factura en lote haya sido pagada, solo la cita asociada será marcada como pagada y tendrás que marcar manualmente como pagadas las demás.

Usando la Vista de Lista (la que usaste al principio de este artículo) localiza todas las citas asociadas.

Usa las casillas de la izquierda para desbloquear las "Acciones Masivas" y luego "Marcar como: pagado".

El precio de las citas cambiará a color verde y una marca de verificación aparecerá debajo.

Deja las citas regulares del cliente en el calendario con su precio normal (por ejemplo, $250 cada una), con tus limpiadores asignados a su tarifa habitual. Como estas citas conservan su precio real, tus limpiadores ven el monto correcto en su aplicación y los reportes de nómina calculan su parte exacta correctamente.

Al final del mes, crea una cita separada por el total mensual completo (por ejemplo, $1,000), sin ningún limpiador asignado.

Usa esta cita exclusivamente para generar y enviar la factura mensual única al cliente.

Crea un Estado de Cita personalizado (por ejemplo, Invoice Only) que no cuente para los ingresos y aplícalo a la cita de facturación.

Esto evita que el total de la factura se sume encima de las citas regulares, manteniendo tu contabilidad precisa y sin doble conteo.

La nómina solo toma en cuenta las citas asignadas a limpiadores, por lo que la cita de facturación sin asignar no puede afectar la nómina, sin importar su estado.

Como alternativa, puedes invertir la configuración: contar los ingresos desde la cita de facturación y aplicar a las citas regulares un estado personalizado que cuente para la nómina pero no para los ingresos. Esto concentra los ingresos, la factura y el pago en una sola cita, pero requiere cambiar el estado de cada cita regular todos los meses y registra los ingresos de todo el mes en una sola fecha.